采购(Purchase)模块介绍

            昨天我们讨论了销售模组的运作,我们接下来进入到采购模组。事实上销售跟采购可以说是一体两面,一是卖家流程一是买家流程,只是采购流程相较于销售来说,更添加了公司内部后勤备货的管理。也有许多中小企业将采购跟库存归纳在同一部门一起管理。

            以企业数字化管理角度来看,公司将采购纪录系统化的好处多多,例如公司可以快速透过系统查看各产品购买记录,和哪些供应商合作过,再透过各供应商采购纪录可以快速查询先前购买纪录、成交率等等。

            模块名称:采购

          当进入采购系统,使用者可以快速进入根据目前系统补货原则建立的待处理询价单进行作业,或点击创建新增询价单。

            当采购询价单建立后,可以发现表单内容简洁明确,使用者可很直观的填写询价内容、寄出给供应商、待供应商提供报价单给我方确认后才正式建立采购订单。从创建到确认订单的过程系统也会在下方纪录。

            系统除了针对一些必要字段的状态变更会自动记录外,如有任何待办事项、记录备注、安排活动皆可在表单下方记录,甚至可透过odoo直接在此询价单寄发邮件给供应商及相关关注此单据的相关人员,都会留存纪录。
          采购订单确认后,接下来的作业就是收货入库与应付帐款等流程,在odoo中采购作业表单与相关联的模组间高度整合,使用者可在采购订单上快速的链接到对应的收货单据进行作业,同时应付帐款作业人员也依公司规定的作业流程进行应付帐款的转帐。从采购订单的界面都可快速的通过智慧选单进入到相关模块的单据查看目前的状况,既直观又便利,不须再切换模组去查询单据或跑报表等繁琐动作。

            odoo的采购模组针对不同企业采购流程进行设计,利用对应的功能进行产品补货规划、带入采购产品价格,或加载适当的采购协议内容,使用者可利用相关功能节省采购作业操作时间。

          采购作业是企业获取运营必须资源的重要途径。采购作业在企业中实际运作以及部门分工,可能是每家公司流程差异相对来说比较大的一块。

          在公司规模尚小时,不同需求的采购作业可能交由各部门依实际需求进行作业,在此阶段,如何快速完成采购作业,可能是需求的重点核心;而当企业规模逐渐增长,在重新规划企业流程时通常会将采购作业独立成一个部门,让采购作业将经过适当SOP流程,整合后再向厂商进行批次采购,此阶段,企业采购流程核心需求,将依据企业可用库存来采购,以及与外部供应商的采购协议/采购条件管理

          综上,我们可以发现不管是小型公司或逐渐具有规模的企业,他们采购作业流程需求均可在odoo中达成目标。

          对于普通公司的一般需求,odoo的功能足够一般公司使用。但有些公司内部单据审核流程相对复杂,或依个别企业管理需求等等这些个案所产生需求,就如我们在odoo基础认识篇章中介绍的,odoo的强大在于整合性跟可塑性很高,我们可以善加利用odoo之既有流程,将各个企业专属需求往上进行开发与叠加,并将odoo变成个案公司需要的样子!

          站在数字化治理角度来看,一个良好的系统除了让使用者能够完成日常行政作业,最终目的是让企业可以快速且灵活的应用企业经营过程中所产生的数据,让企业在经营管控上可以更上一层楼。在odoo世界中,我们可以很自由且有自信的达成此目标。